Оптимизация документооборота

В последние несколько десятилетий в связи с активной автоматизацией деятельности предприятий и организаций смысл документооборота в компаниях меняется. Все больше данных переходят из частей документов в базы данных. Неоспоримо, что этот процесс будет продолжаться, и количество бумажных документов в компаниях будет уменьшаться. Эти процессы поддерживаются на законодательном уровне, в том числе и при взаимодействии с государственными учреждениями.

 

С другой стороны, использование современных технологий при подготовке и дальнейшем использовании документов предоставляют новые возможности для оптимизации бизнес-процессов.

Электронный документооборот перестает быть чем-то уникальным. Его использование в компаниях становится таким же обычным делом, как использование мобильной связи.

Проекты по автоматизации документооборота обычно совмещаются в процессами переосмысления и оптимизации документооборота, для его подготовки к более эффективному переносу в электронный вид.

SBS предлагает комплексные услуги, связанные с документооборотом, включая диагностику, оптимизацию и автоматизацию документооборота.

Оптимизация документооборота может проводиться на предприятии для достижения различных целей. Некоторые компании, например банки и телекоммуникационные компании, обрабатывают большие объемы однотипных документов и для них основной задачей является снижение себестоимости обработки одного документа, другие компании, например, управляющие компании холдингов, работают с достаточно большим перечнем документов и их основной задачей является соблюдение сроков и процедур принятия решений.


Оптимизация документооборота идет в двух направлениях – оптимизация перечня типов документов, формата каждого документа и его маршрута.

  • Применяются следующие средства оптимизации документооборота:
  • Формализация шаблона документа
  • Изменения порядка согласования и утверждения
  • Создание электронного архива
  • Автоматизация согласования и утверждения
  • Автоматизация рассылки и оповещения.

Самым глубоким способом оптимизации документооборота является изменения бизнес-процессов, которые с ним непосредственно с ним связаны. При этом возможно полное исключение необходимости в создании документа.

Типовым примером оптимизации документооборота является выделение различных типов документов из общей массы, например, запросов на покупку материалов из формата неструктурированной служебной записки в специфический тип документа с определенной формой и порядком согласования и утверждения.

I like very much this iPage Hosting Review because this is based on customer experience. If you need reliable web hosting service check out top list.
© 2018 SBS Consulting. Все права защищены.
Joomla! - бесплатное программное обеспечение, распространяемое по лицензии GNU General Public License.
Joomla Templates designed by Best Cheap Hosting